So vermeiden Sie die ERP-Katastrophe
Die Einführung eines neuen ERP-Systems sollte man nicht auf die leichte Schulter nehmen. Es handelt sich um einen komplexen und langwierigen Prozess, der leicht aus dem Ruder laufen kann. Was dabei alles schieflaufen kann und wie Sie es trotzdem ohne Komplikationen zum neuen ERP-System schaffen, zeigen wir Ihnen hier.
Die Realität: Mehr Zeit, mehr Kosten, unzufriedene Kunden
Die Einführung eines neuen Systems für das so genannte Enterprise-Resource-Planning (ERP) ist keine Kleinigkeit, die sich nebenbei erledigen lässt. Trotz der ohnehin nicht geringen Investitionskosten und langfristiger Planung kommt es immer wieder zu Komplikationen, die sogar manchmal zu handfesten Rechtsstreitigkeiten führen. Die zur Verfügung stehenden Daten belegen eindeutig, dass die Kosten häufig aus dem Ruder laufen und auch der gesteckte Zeitrahmen in der überwiegenden Mehrheit der Fälle bedeutend überschritten wird. In einer Erhebung der Firma Panorama Consulting Solutions zur Neueinführungen von ERP-Systemen im Jahr 2018 berichteten 64% der Unternehmen von teils gravierenden Budgetüberschreitungen und sogar 79% von einem Überziehen des Zeitrahmens. Nur 42% der befragten Firmen bezeichneten die Implementierung ihres neuen ERP-Systems als Erfolg.
Warum scheitert die Einführung eines neuen ERP-Systems so häufig?
Die Gründe für Komplikationen bei der Einführung eines neuen ERP-Systems bzw. deren vollkommenes Scheitern sind vielfältig. Neben schlechter Vorbereitung, innerbetrieblichen Konkurrenzkämpfen zwischen den Abteilungen, einem fehlenden Verständnis für die Gesamtheit der betrieblichen Prozesse ist nicht selten der Zeitplan vollkommen unrealistisch. Auch wird oft einfach die falsche ERP-Software ausgewählt. Dies liegt meist daran, dass die Anforderungen an das ERP-System im Vorfeld nicht klar formuliert wurden.
Was tun?
Um all diese Fallstricke zu vermeiden, muss die Einführung eines neuen ERP-Systems gründlich vorbereitet werden. Eine offene Kommunikation und ein kompetentes Projektteam mit klaren Zuständigkeiten sind für den Erfolg unerlässlich. Von besonderer Wichtigkeit ist eine möglichst detaillierte Bedarfsfeststellung. Hierzu muss eine sorgfältige Prozessanalyse vorgenommen werden, auf deren Grundlage dann die Anforderungen an das neue ERP-System klar formuliert werden können. Damit kann dann das Projektmanagement einen Anforderungskatalog erstellen und in Zusammenarbeit mit dem Entwicklerteam einen realistischen Zeitplan für die Einführung des neuen ERP-Systems festlegen. Somit wird die Umstellung zum Erfolg und setzt langfristig neue Potenziale frei.
Vorgehensweise zur Definition eines ERP-Projektes
Im Folgenden listen wir Ihnen die sechs Schritte auf, die man im Vorfeld beziehungsweise bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems beachten sollte.
1) Genaue Bedarfserfassung
Dies mag banal klingen, da man ja in der Regel einfach ein neues ERP-System braucht. Hier sollte man allerdings nicht nur an den aktuellen Bedarf denken, sondern bereits im Hinblick auf die Zukunft planen.
Deshalb handelt es sich bei diesem Schritt bei Iceventure stets um einen zweistufigen Prozess: Zuerst geht es um die Erfassung aller Prozesse des entsprechenden Unternehmens in ihrem aktuellen IST-Zustand. Im zweiten Schritt werden diese Prozesse dann auf Optimierung und Zukunftsfähigkeit geprüft.
2) Berücksichtigung aller Interessen: der sog. Stakeholder-Ansatz
Eines der gewichtigsten Probleme bei jedem Großprojekt ist die Tatsache, dass die Entscheidungsträger oft nicht mit den Nutzern identisch sind. Der jeweilige IT-Entscheider hat meist eine strategische und damit eine eher theoretische Sicht hinsichtlich der Anforderungen an ein neues ERP-System. Demgegenüber haben diejenigen Mitarbeiter, die tagtäglich mit dem System arbeiten, eine Menge praktische Erfahrung gesammelt, die für die Anpassung des neuen ERP-Systems unbedingt genutzt werden sollte. Es ist daher von großer Wichtigkeit nicht nur die Vorstellungen des jeweiligen IT-Entscheider zu berücksichtigen, sondern auch die Erfahrung der Anwender. Iceventure stellt deswegen mit der so genannten Spiegelmethode sicher, dass alle relevanten Sichtweisen berücksichtig werden. Damit verhindern wir den Verlust von wertvoller Expertise und stellen langfristig sicher, dass sowohl die Entscheidungsträger als auch die Anwender mit der neuen ERP-Lösung zufrieden sind.
3) Zukunftsfähigkeit der ERP-Lösung
Die Anforderungen an den Softwaremarkt sind in einem ständigen Wandel begriffen. Folglich sollte man auch bei der Auswahl eines ERP-Systems auf einige Dinge achten. Grundsätzlich sollte sichergestellt werden, dass die Software von ihren Entwicklern gepflegt und auch weiterentwickelt wird. Von besonderer Wichtigkeit bei der Auswahl ist allerdings auch hier die Zukunftsfähigkeit der Software. Das heißt, dass in ihr bereits Features angelegt sein sollten, die – wenn auch momentan noch recht unbekannt – mittelfristig von großer Bedeutung sein werden. Außerdem sollte man selbstverständlich immer auf einen stabilen und vertrauenswürdigen Anbieter achten.
4) Orientierung am Markt
Nun gilt es anhand der obigen Kriterien auf dem Markt nach entsprechenden Systemen suchen. Am Ende sollten zwei bis drei von ihnen in der engeren Auswahl stehen.
5) Workshop
Ist erstmal die engere Auswahl getroffen, gilt es so schnell wie möglich ein Treffen mit den ausgewählten Anbietern vereinbaren. In einem Workshop sollte nun, basierend auf der geleisteten Vorarbeit, gemeinsam erarbeitet werden, welche Anforderungen genau bestehen und wie diese im entsprechenden System umgesetzt werden können.
6) Auswahlsystem und Entscheidung
Nach den Workshops machen in der Regel die Anbieter detaillierte Angebote. Um diese besser miteinander vergleichen zu können, empfiehlt es sich ein eigenes Auswahlsystem auszuarbeiten, das sowohl die qualitativen als auch die quantitativen Kriterien objektiviert. Das heißt, dass man für die Erfüllung der jeweiligen Anforderungen Punkte vergibt und beispielsweise das für den Betrieb wichtigste Feature mit 50% gewichtet.
Bei Beachtung dieser Schritte sollte der erfolgreichen und vor allem weitestgehend stressfreien Einführung eines neuen ERP-Systems in Ihrem Betrieb nichts mehr im Wege stehen.
